Fragen und Antworten zum E-Billing

Sie haben Ihre Rechnung per E-Mail und im PDF-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur erhalten, welches den Versand per Post ersetzt. Die Ihnen elektronisch übermittelte Rechnung erfüllt die Voraussetzungen des § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit § 14 UStG und berechtigt Sie zum Vorsteuerabzug.

Über weitere Informationen verfügt ggf. Ihre zuständige Finanzbehörde. Nachfolgend haben wir Ihnen die häufigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.

  • Was ist die digitale Signatur?
  • Wozu brauche ich die digitale Signatur?
  • Auf was muss ich als Kunde achten?
  • Wie prüfe ich die digitale Signatur?
  • Wie lasse ich dem Finanzamt die Rechnungsdokumente zukommen?
  • Wo kann ich mich über das Thema digitale Signatur weiter informieren?

Was ist die digitale Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur, über die Ihre elektronische Rechnung verfügt, kann aufgrund der hohen Anforderungen, die sie erfüllt, rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt sein. Das deutsche Signaturgesetz definiert den Begriff wie folgt.

"Elektronische Signaturen sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen."

Wozu benötige ich die digitale Signatur?

Die digitale Signatur ist erforderlich, damit Sie Ihre elektronischen Rechnungen beim Finanzamt zum Vorsteuerabzug geltend machen können (gemäß § 14, Absatz 3 UStG).

Auf was muss ich als Kunde achten?

Um die elektronischen Rechnungen für den Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt nutzen zu können, sind Sie verpflichtet, die Signatur auf Ihrer Online-Rechnung zu prüfen. Hinweise dazu finden Sie im nächsten Punkt. Darüber hinaus müssen Sie die signierten Rechnungen sowie die Prüfberichte über die Prüfung der Signatur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, analog zu einem üblichen Rechnungsdokument archivieren.

Wie prüfe ich die digitale Signatur?

Um die Signatur Ihrer Online-Rechnung zu prüfen, sollten Sie einen Dienst verwenden, der die Anforderungen des Signaturgesetzes erfüllt.

Wir können Ihnen Global eSign empfehlen.
Die URL der Website lautet: https://www.global-esign.com

Hier können Sie die Signatur komfortabel online prüfen und erhalten als Ergebnis einen Prüfbericht, den Sie auf einem externen Datenträger archivieren.

Wie lasse ich dem Finanzamt die Rechnungsdokumente zukommen?

Bitte klären Sie mit dem zuständigen Finanzamt die entsprechende Übermittlungsart der elektronischen Rechnungsdaten ab.

Wo kann ich mich über das Thema digitale Signatur weiter informieren?

Weitere Informationen rund um das Thema elektronische Signatur finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI, www.bsi.de). Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) unterhält ebenfalls eine Internetseite, die sich mit dem IuKDG (www.iukdg.de) befasst.